Reduza o tempo que passa a tratar da sua caixa do correio e coloque o Outlook a fazer algum do trabalho por si...

O leitor estará, sem dúvida, familiarizado com o uso de templates em programas do Office, tais como o Word e o PowerPoint. Usar os templates que são distribuídos com esses programas pode poupar-lhe tempo e esforço, porque não tem de escrever repetidamente as mesmas informações ou criar sempre a mesma disposição. Em vez disso, abra um dos templates existentes que tenha já as bases para um documento já criado e depois personalize-o de acordo com as suas necessidades. De modo semelhante, também pode usar templates com o Outlook - no entanto, já que estes não são em geral distribuídos com o Outlook, terá de os criar primeiro.

Templates aerodinâmicos

Para criar um template de e-mail, escreva uma mensagem nova de correio electrónico que contenha todo o texto que quer incluir em todas as mensagens que enviar quando o usar. Não escreva texto que não usa regularmente. Poderá fazer alterações antes de enviar o e-mail. Para tal, arranje o meio termo entre incluir a maior parte do que precisa e não pôr o template tão pesado com tantos dados variáveis que se torne inutilizável.

Se enviar regularmente este e-mail para um indivíduo ou um grupo de pessoas, por exemplo se for o template para um relatório semanal que tem de enviar, ponha o nome do destinatário no respectivo campo do e-mail. Pode também juntar o assunto, e as entradas de CC e BCC se estas forem usadas consistentemente para a maioria dos e-mails.

Quando estiver pronto, escolha File, Save As e atribua um nome ao template. A partir da lista Save As Type, escolha Outlook Template (*.oft), tome nota do local para onde o ficheiro está a ser gravado (área de localização) e clique em Save. Feche o e-mail sem o enviar. O template está agora gravado no disco e pode usá-lo em qualquer altura, no futuro, quando quiser enviar uma mensagem.

Para usar o template escolha File, New, Choose Form (ou em alternativa vá a Tools, Forms, Choose Form). A partir da lista Look In, seleccione a pasta onde guardou o template. Normalmente, esta será User Templates na pasta File System - quando o tiver localizado, seleccione o seu template e escolha Open.

Pode agora editar o template de e-mail para o personalizar, adequando-o a qualquer ocasião especial, e enviá-lo como mensagem de correio electrónico. O documento de template original permanece inalterado sejam quais forem as personalizações que tenha efectuado.

Se acha que o seu template vai precisar de actualização no futuro, abra-o seguindo os passos 2 e 3. Faça as suas alterações e grave de novo por cima da versão anterior. As alterações aparecerão da próxima vez que usar o template. De modo semelhante, pode usar o template como base para a criação de um novo. Neste caso, abra o template existente mas grave as alterações com outro nome.
Se usa um template com muita frequência, pode simplificar os meios de acesso para não passar sempre por todos esses menus e caixas de diálogo para o encontrar. Em vez disso, junte um atalho para o template na sua barra de Outlook, ou se usar muitos templates, adicione um grupo novo que contenha todos os seus templates.

Para adicionar um novo grupo nos seus templates, faça clique com o botão direito do rato numa área vazia da sua barra de Outlook e a partir do menu de atalho escolha Add New Group. Um grupo novo aparece no fundo da barra de Outlook e pode agora escrever um nome para o grupo - Templates é uma boa escolha.

Para usar o seu novo grupo (ou o grupo Outlook Shortcuts, já existente), clique no nome para o abrir e está pronto a juntar-lhe o seu novo template.

Para juntar um template, tem primeiro de o localizar no seu disco rígido. A maneira mais fácil de o fazer é usar um Find. Escolha Start, Find, Files or Folders e procure quaisquer ficheiros que terminem por *.oft. Assegure-se de que procura em todo o seu disco rígido e não apenas na pasta Os Meus Documentos. Quando tiver a lista dos resultados da busca, coloque-a no ecrã ao lado da janela do Outlook.

Agora clique e arraste cada um dos documentos template da sua janela de Find e largue-os no novo grupo Templates no fundo da barra Outlook. Depois pode simplesmente fazer clique com o botão direito do rato em qualquer dos atalhos e escolher Rename para lhes dar novos nomes - ou remover a extensão .oft.


Discrimine as mensagens com regras

As regras do Outlook são uma ferramenta que pode usar para gerir o seu correio e ordená-lo automaticamente. As regras podem aplicar-se aos e-mails que chegam (que é a opção mais útil) ou aos e-mails que envia. Ao usar regras, pode pedir ao Outlook que todos os e-mails que preencham determinados critérios sejam tratados de determinada maneira. Se uma mensagem não preencher esses critérios será deixada na caixa do correio como de costume.

Pode criar múltiplas regras e adequar cada uma delas a um conjunto distinto de circunstâncias.

Para ver como se podem usar as regras, imagine uma situação em que recebe e-mails regulares do seu chefe, o Silva (silva@mail.eusouoboss.pt), e que quer movê-los para uma pasta chamada Trabalho. No entanto, há uma excepção, no caso de os e-mails do Silva virem marcados com Alta Prioridade. Nesse caso, quererá enviá-los para a pasta Urgente.

Para criar a sua regra, clique na caixa do correio e escolha Tools, Rules Wizard, New. Quando lhe aparecer "Qual o tipo de regra que quer criar?", escolha Check Messages When They Arrive e clique em Next..

Quando lhe aparecer "Que condição(ões) quer verificar?", escolha a opção From People or Distribution List. Na janela de descrição da regra, clique sobre o sublinhado People or Distribution List e escolha o endereço de correio electrónico do seu chefe na lista de contactos. Se não estiver na lista, clique em New Contact para o juntar à lista e depois seleccione a entrada que lhe corresponde, clique em OK e de seguida em Next..

Quando lhe for perguntado "O que quer fazer com a mensagem?", escolha Move It to the Specified Folder e clique na palavra sublinhada Specified. Se a pasta chamada Trabalho já existe, seleccione-a e clique em OK. Se não existe, clique em New e adicione uma nova pasta para itens de correio com o nome Trabalho. Seleccione esta pasta, clique em OK e depois em Next.

Quando lhe for pedido "Adicione excepções (se necessário)", escolha Except if it is Marked as Importance e clique a palavra Importance. Escolha High a partir da caixa de diálogo que aparece, clique em OK e depois em Next.

 

Pode agora escrever um nome para a regra descrevendo o que ela faz - para a poder identificar depois - e ligá-la para que a regra se aplique de agora em diante a todo o correio que chega. Se quiser execute a regra na sua caixa de correio (desde que tenha seleccionado a caixa de correio quando iniciou o Rules Wizard), seleccionando Run This Rule Now nas mensagens já colocadas na caixa de correio e clique em Finish. É também possível criar uma regra para arrumar a sua caixa de correio - neste caso selecciona-a para a executar na caixa de correio mas não a liga..

Pode ter reparado que, muito embora esta nova regra se tenha encarregado de mover todo o correio que chega do seu chefe para a pasta Trabalho, deixa inalteráveis os e-mails que venham marcados como de Alta Importância. O nosso requisito para esses e-mails é que sejam movidos para a pasta Urgente, por isso, para completar a tarefa, deverá agora criar uma segunda regra. Esta deverá procurar as mensagens marcadas como de Alta Importância e movê-las para a pasta Urgente. A forma como irá escrever esta regra depende de quando ela deve ser executada.

Uma alternativa é escrever a regra para verificar as mensagens enviadas pelo seu chefe que estiverem marcadas como de Alta Importância e para as mover para a pasta Urgente. Isto assegura que estas mensagens são sempre geridas de modo apropriado e funciona quer a regra anterior esteja activada ou não. Quando lhe é pedido "Que condição(ões) quer verificar?", pode especificar as duas condições que têm de se cumprir para a regra se aplicar.

Outro método é criar uma segunda regra para mover todas as mensagens do seu chefe para a pasta Urgente. Se esta regra aparecer mais abaixo na lista de regras do que a regra que move todo o correio de importância Normal ou Baixa, funcionará bastante bem. A primeira regra move o correio do seu chefe (excepto o de Alta Importância) para a pasta Trabalho. Por conseguinte, os únicos e-mails que restam do Sr. Silva na caixa de correio são os de Alta Importância e por isso deverão ser removidos para a pasta Urgente. Quando aplicar a regra, é o que fará.

Pode alterar a ordem de aplicação das regras usando a caixa de diálogo Rules Wizard. A primeira regra da lista é processada primeiro, depois a segunda e assim sucessivamente. E porque a ordem na lista é crítica para o modo como os e-mails são processados, se tiver problemas com as regras, o primeiro passo é verificar a ordem na lista. Para alterar a posição de uma regra na caixa de diálogo Rules Wizard, seleccione a regra e clique no botão Move Up ou Move Down para ajustar a ordem.


Outros usos para as regras

As potencialidades das regras do Outlook não se esgotam nos exemplos que mencionámos. Pode usar regras para apagar mensagens que chegam de fontes de spam conhecidas, ou realçar mensagens para que possam ser vistas com mais facilidade dentro de uma caixa de correio já muito cheia. Pode também usar as regras para o notificar de que recebeu uma mensagem em especial. Por exemplo, quando chega uma mensagem urgente do seu chefe, pode fazer com que as regras emitam uma caixa de diálogo a notificá-lo do facto, para que possa tratar imediatamente dela.

No primeiro passo do Rule Wizard, escolha a opção Notify Me When Important Messages Arrive. Pode então criar a sua mensagem de notificação que aparecerá no ecrã, e quaisquer condições adicionais que identificarão esse e-mail. Quando lhe for perguntado "O que quer fazer com a mensagem?", pode também escolher a opção Play a Sound para receber uma notificação auditiva ao mesmo tempo que a mensagem visual.

No primeiro passo do Rule Wizard, escolha a opção Notify Me When Important Messages Arrive. Pode então criar a sua mensagem de notificação que aparecerá no ecrã, e quaisquer condições adicionais que identificarão esse e-mail. Quando lhe for perguntado "O que quer fazer com a mensagem?", pode também escolher a opção Play a Sound para receber uma notificação auditiva ao mesmo tempo que a mensagem visual.

Assegure-se de que não tem o Word configurado como software de correio predefinido (desactive esta opção na secção Tools, Options, Mail Format) e crie um template de mensagem de resposta que será enviada a toda a gente que especificar na sua regra. Já que esta mensagem vai ser enviada automaticamente, escreva um e-mail completo, incluindo todas as informações relevantes.

Crie uma regra que identifique os e-mails que chegam e, quando lhe for perguntado "O que quer fazer com as mensagens?", escolha a opção Reply Using the Specific Template e escolha o ficheiro de template que será enviado automaticamente.

In PCGuia

Já está à venda em várias livrarias do País

O meu segundo livro: "Domine a 110% o Outlook 2003"
da editora FCA. 

Tudo sobre o livro.

Leia o Press Release

(21-06-2004)