A vida é complicada. Temos de nos lembrar de uma centena de números de telefone e de endereços, temos de nos lembrar aonde temos de ir todos os dias da próxima semana e temos de nos lembrar de todas aquelas tarefas que tínhamos prometido a uma série de pessoas. Não importa se trabalhamos num escritório ou que tomemos conta de uma casa cheia de crianças, mas necessitamos de ajuda para manter tudo organizado.

É para isso que os organizers pessoais servem. Temos uma secção para números de telefone, outra para o diário e algumas páginas em branco no final para escrevinhar algumas notas e talvez um mapa do Metro e outras informações de referência mais ou menos úteis. Cabe tudo à justa numa capa de cabedal que podemos enfiar numa pasta ou mala e transportar para todo o lado. Até agora tudo bem. Mas em breve o seu Organizer vai começar a deixar cair páginas, tem notas nos sítios errados que já não consegue ter e já parou de comprar páginas de reforço há tanto tempo que a sua letra está a ficar cada vez menor do que uma cláusula de isenção de responsabilidade de uma seguradora.

Os organizers para PCs são a resposta. Bem, talvez não, se andar sempre na rua e não gostar de andar com o seu PC atrás das costas, mas se passar a maior parte do tempo num escritório, estes poderão rapidamente tornar-se indispensáveis. Pará além do mais, estes foram todos concebidos para lhe permitirem imprimir informações em organizers pessoais, pelo que a sua informação é muito mais portátil do que poderia pensar.

MANTENHA-SE EM CONTACTO

A primeira coisa que irá necessitar será de uma forma de armazenar contactos telefónicos. O software de organizers pessoais para computadores (na verdade, chama-se software PIM) torna tudo fácil. Não só será capaz de classificar os números por ordem alfabética para si, como também poderá fazê-lo pelos primeiros e segundos nomes das pessoas, ou até os nomes das empresas. Mais ainda, se alguém mudar de casa ou de empresa, será uma simples questão de editar a entrada original - ao contrário dos organizers de papel, em que teremos de riscar o número antigo e escrevinhar o novo onde quer que consiga encontrar espaço. O que poderá não saber é que o PC já possui uma agenda electrónica de endereços. É aquela usada pelo Outlook Express e outros programas para armazenar endereços de e-mail mas também lhe permite introduzir números de telefone e endereços. Poderá até usar o Livro de Endereços para armazenar notas gerais acerca dos seus contactos num campo de texto com deslocação - poderá encontrá-lo no dubmenu Acessórios do menu Iniciar.

ORGANIZE A SUA VIDA

O Livro de Endereços do Windows pode oferecer todas as ferramentas que necessite para se manter em contacto com os seus amigos e colegas de trabalho, mas não o ajuda a planear o seu diário. Para isso, necessita realmente te um programa de PIM dedicado. As três principais suites profissionais trazem um, em reconhecimento do facto de que fazem tanto parte do dia-a-dia de um escritório como o processador de texto. O Microsoft Office traz o Outlook, o Lotus Smartsuite traz o Organizer e o Corel WordFerfect Suite traz o Corel Central. Cada um tem os seus próprios pontos fortes e pontos fracos. Cada um deles complementa as suas ferramentas de listagem de contactos com um diário ou calendário, onde poderá introduzir compromissos, marcar férias e fazer listas de todas as suas tarefas para breve. Os calendários electrónicos exibem os seus contactos como um bloco, de modo a que possa rapidamente ver quando irá estar ocupado e por quanto tempo. Mas até podem ainda fazer mais do que isso, como associar os detalhes de contacto e outros itens aos seus compromissos quando necessário. Até poderá, por exemplo, associar todos os detalhes de contacto de toda a gente que for assistir à reunião, de modo a que possa descobrir rapidamente os seus números e contacte-los se houver alguma alteração de planos ou se for necessário discutir uma agenda. Em casa, este tipo de ligação de informações é igualmente útil. Poderá usar o software do seu PIM, não só para o recordar dos aniversários dos sogros e dos vários familiares, mas também para associar os seus números de telefones para acesso instantâneo.

EU DISSE QUE FAZIA O QUÊ?

Mas e que tal controlar todas as tarefas que se tinha comprometido a fazer? Esta é uma área em que os organizers tradicionais de papel não se saem lá muito bem, porque o melhor que se poderá fazer com eles será manter à parte umas quantas folhas em branco para apontar as coisas que tenha de fazer - ou espremê-las para páginas do seu calendário. Contudo, o software PIM adopta uma técnica muito mais sofisticada, permitindo-lhe criar com ou sem datas de término definidas. Consoante a forma como as agendar, as suas tarefas poderão ou aparecer sempre no ecrã do seu calendário até que sejam concluídas, ou alternativamente, somente em dias específicos - por exemplo, um prazo. E o melhor de tudo é que poderá ligar tarefas a contactos ou compromissos específicos. Pegando nos nossos exemplos, poderá marcar uma reunião, acrescentado ligações de contacto para todas as pessoas que irão estar presentes e poderá então lembrar-se para preparar quaisquer documentos necessários e relatórios de antemão.

VALOR ACRESCENTADO

O software PIM que recebe com as suites para escritório possui muitas outras poderosas ferramentas organizacionais. De entre elas inclui-se o agendamento de grupos, em que os trabalhadores numa rede podem organizar reuniões em conjunto, podendo até ver os calendários dos seus colegas para saberem quando é que irão ter tempo disponível. Poderá separar os seus dados públicos a partir dos seus próprios dados, de modo a que o software possa também ter a função de organizer pessoal sem ter de expor a sua vida privada aos olhares alheios! O Microsoft Outlook vai mais além do que os restantes, no sentido de que também lida com os seus e-mails - é, no final de contas, uma coisa perfeitamente lógica, e ao trazer duas actividades para debaixo do mesmo tecto torna as coisas muito mais fáceis de organizar. O Outlook 2000, também pode exibir páginas da Web. E graças à sua Barra do Outlook personalizável também poderá pesquisar pastas no seu disco rígido. Demora algum tempo a aprender a trabalhar com o Outlook quando comparado com os seus rivais, mas é, em última análise, muito mais versátil. Qualquer que seja o PIM que venha a escolherá irá achar uma grande ajuda para organizar a sua vida - e a mantê-la assim.

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(21-06-2004)