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DICAS PARA O CLIENTE DE E-MAIL MICROSOFT OUTLOOK
1 Ordenar
Pode utilizar as pastas A receber (Inbox) e
Tarefas (Tasks) do Outlook para ordenar informações fazendo
clique nos títulos das colunas, tal como faz no Explorador do
Windows. Tenha em atenção, no entanto, que a ordenação não
funciona exactamente da mesma forma.
2 Não se esqueça dos aniversários
O Outlook não serve apenas para gerir
contactos profissionais. Pode utilizar o Calendário para se
lembrar dos aniversários dos amigos ou de outras datas
especiais. Faça clique duas vezes no nome do seu amigo, na
lista de contactos, seleccione Detalhes (Details) e, em seguida,
introduza as datas importantes nos campos da data de nascimento
ou datas especiais (Birthday, Anniversary).
3 Filtrar
Se estiver a utilizar o Outlook para gerir
muitas mensagens, pode utilizar filtros que lhe mostrem apenas o
que deseja ver. Pode utilizá-los em todas as funções do
Outlook. Para filtrar a janela A receber (Inbox), por exemplo,
seleccione Ver, Filtrar (View, Filter) e escreva o que está a
procurar na caixa de procura das palavras. Em seguida, faça
clique na seta para baixo situada junto da caixa Em (In) para
procurar em diferentes áreas da mensagem do Outlook - pode
encontrar mensagens que contenham as palavras no corpo da
mensagem ou apenas no assunto, por exemplo. Faça clique em OK
para criar o filtro; apenas as mensagens que obedecerem às
condições serão apresentadas.
4 Organize a sua correspondência
Pode utilizar o Outlook 97 para guardar
informações nas pastas existentes ou pode criar novas pastas.
Deslocar os ficheiros da pasta A receber (Inbox) para essas
pastas ocupa-lhe algum tempo, mas pode carregar o Assistente de
Regras (Rules Wizard) do site Web do Outlook em
www.microsoft.com/outlook (basta fazer clique em Enhancements e
Assistance) para automatizar esta tarefa.
5 Registo de tarefas
No Calendário do Outlook pode ver o que tem
andado a fazer e quando. Para ver um dia, faça clique duas
vezes nesse dia no calendário. Para ver vários dias
consecutivos lado a lado, seleccione os dias do calendário com
o rato ou utilize a tecla [Ctrl] para seleccionar dias não
consecutivos. Para ver um mês inteiro, faça clique numa das
letras correspondentes aos dias da semana, situadas na parte
superior direita do ecrã. Para ver uma semana inteira, faça
clique à esquerda da semana em questão.
6 Utilizar o Microsoft Fax com o Outlook
Pode utilizar o Microsoft Outlook 97 com o
serviço de fax do Windows 95. No entanto, é necessário ter o
serviço Microsoft Fax instalado e a funcionar correctamente
antes de instalar o Outlook, para que o programa de instalação
do Outlook possa actualizar determinados ficheiros
correctamente. Se desejar instalar o serviço de Fax da
Microsoft depois de instalar o Outlook 97, terá de remover o
Outlook, instalar o Exchange e o serviço de Fax, testar o
Microsoft Fax para se certificar de que está a funcionar
correctamente e, finalmente, reinstalar o Outlook 97. Se tiver
contactos, mensagens de correio ou endereços, guarde uma cópia
do ficheiro num local seguro (por exemplo, numa disquete) antes
de começar.
7 Partilhar os seus contactos
Se quiser enviar um contacto da sua lista de
contactos para um amigo ou colega, não precisa de o copiar e
colar numa mensagem de correio electrónico - pode enviá-lo
directamente da sua cópia do Outlook para a deles. Na lista de
contactos, seleccione o contacto, faça clique com o botão
direito do rato e seleccione Reencaminhar. O Outlook utilizará
o item do contacto como um anexo à mensagem de correio electrónico.
Preencha o endereço ou quaisquer outras informações necessárias
e envie a mensagem. Quando a mensagem for recebida, o destinatário
pode adicionar automaticamente o contacto ao Outlook arrastando
o anexo da mensagem para o ícone Contactos.
8 Manter funções separadas
Se utilizar regularmente funções
diferentes do Outlook, pode querer colocá-las em janelas
diferentes para poder alternar entre elas utilizando [Alt]+[Tab]
em vez de parar o que está a fazer e utilizar o rato para
passar de uma para a outra. Para isso, vá para uma das funções
que deseja utilizar; em seguida, a partir da janela do Outlook,
faça clique com o botão direito do rato na outra função que
deseja utilizar. No menu que aparece, seleccione Abrir numa
janela nova (Open in New Window). Desta forma, abrirá uma nova
janela para a outra função, que será tratada como uma nova
aplicação Windows. O Outlook 97 guarda automaticamente estas
definições e abre janelas separadas da próxima vez que o
abrir.
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Livre-se do ícone antigo
Uma vez instalado, o Outlook 97 substitui a
ferramenta de mensagens do Windows instalada com o Win95. No
entanto, permanecerão na área de trabalho os dois ícones.
Pode substituir o ícone da ferramenta anterior pelo ícone do
Outlook, utilizando o CD-ROM do Outlook ou do Office 97. A função
de alteração da ferramenta de mensagens encontra-se na
directoria do ValuPack fornecido (\Valupack\Patch\Chnginbx.exe).
10 Ligação ao Word
Se tiver o Word 97 instalado, pode utilizar
o Outlook como um atalho para enviar uma carta a alguém da
lista de contactos do Outlook. Abra o Outlook, seleccione o ícone
Contactos na Barra do Outlook e seleccione um contacto, fazendo
clique no respectivo nome. Seleccione Contactos, Nova carta para
o contacto (Contact, New Letter to Contact) para iniciar o
assistente de novas cartas do Word (Word New Letter). Sigas as
instruções do assistente para criar a carta. Se já tiver o
Microsoft Word aberto, será iniciada uma nova cópia do Word.
11 Utilizar o Outlook para toda a sua correspondência
O Outlook foi concebido para trabalhar com o
Microsoft Exchange, por isso, para enviar e receber mensagens da
Internet a partir do Outlook, é necessário configurá-lo para
utilizar um serviço de ligação capaz de gerir mensagens da
Internet. O Outlook instala um Serviço de Informações de
Correio da Internet (Internet Mail Information Service), que
armazena informações de ligação para um servidor POP-3 e as
mensagens são recebidas de e enviadas para esse servidor de
correio electrónico. Para adicionar o serviço de informações
de correio Internet ao perfil do Outlook, seleccione Ferramentas
e faça clique em Serviços (Tools, Services). No separador
Serviços, faça clique em Adicionar e, em Serviços de informação
disponíveis, seleccione Internet Mail Information Service e faça
clique em OK (Services, Add, Available Information Services,
Internet Mail Information Service). Escrevas as informações
necessárias para estabelecer ligação ao servidor de correio e
faça clique no separador Ligação (Connection) para configurar
o seu tipo de ligação (pode obter estas informações a partir
do seu ISP). Finalmente, faça clique em OK duas vezes, saia e
reinicie o Outlook.
12 Poupar espaço em disco
Quando utiliza o Outlook, pode rapidamente
ficar com o disco cheio de informações, o que torna as pastas
bastante sobrecarregadas. Pode configurar o Outlook para
arquivar informações, o que lhe dá acesso às informações
sem ter o ecrã cheio de mensagens e compromissos antigos. O
Outlook arquivará automaticamente os dados de determinadas
pastas ao fim de determinados períodos de tempo. Pode alterar a
altura em que os itens dessas pastas são arquivados; faça
clique com o botão direito do rato na pasta, seleccione
Propriedades (Properties) e preencha as informações no
separador Arquivar automaticamente (AutoArchive).
13 Categorias de contactos próprias
É muito fácil construir uma grande lista
de contactos no Outlook, especialmente se a utilizar como um
livro de endereços de correio electrónico. Para facilitar a
consulta desta lista, o Outlook permite-lhe utilizar categorias
de procura e grupos de contactos. Se achar que as categorias
fornecidas pelo Outlook são limitativas, pode adicionar as suas
próprias categorias. Para criar uma categoria personalizada,
abra o item Contactos (Contacts) e seleccione Categorias (Categories).
Na caixa de diálogo Categorias (Categories), faça clique no
botão Lista das categorias principais (Master Category List).
Na caixa de diálogo Lista das categorias principais (Master
Category List), escreva o nome da categoria personalizada, na
caixa Nova (New) e faça clique em Adicionar (Add). Repita o
processo para cada categoria personalizada que pretende criar e
faça clique em OK quando terminar. De volta à caixa de diálogo
Categorias (Categories), seleccione as categorias relevantes
para o contacto actual e faça clique em OK. Finalmente, faça
clique no botão Guardar e Fechar (Save and Close) da barra de
ferramentas.
14 As mensagens que enviou já foram
lidas?
A janela de mensagens do Outlook 97 possui
dois separadores: Mensagem e Opções (Message, Options). Se
quiser saber se uma mensagem foi recebida ou lida, pode definir
isso no separador Opções (Options). Na parte inferior do
separador, encontrará opções relativas a isso - basta fazer
clique nas respectivas opções para ser notificado quando as
suas mensagens forem recebidas e/ou lidas - partindo do
pressuposto que a aplicação de correio electrónico dos
destinatários das mensagens suportam estas funções.
15 Ligação ao Internet Explorer
O Internet Explorer 4/5 configura o Outlook
Express como a ferramenta de correio electrónico predefinida.
Se quiser continuar a utilizar o Outlook 97 para todo o correio
electrónico, pode dar ao Internet Explorer indicação para o
iniciar sempre que necessário. No IE, seleccione Ver, Opções
da Internet e abra o separador Programas para seleccionar uma
ferramenta de correio electrónico (View, Internet Options,
Programs). Na lista Correio (Mail), seleccione o Outlook; de
futuro, sempre que fizer clique no ícone Correio do Internet
Explorer ou num endereço URL, o Internet Explorer executa o
Outlook 97.
16 Utilizar hiperligações no Outlook
Ao escrever um URL no Outlook ele fica
activo - cor azul - para que possa fazer clique no endereço e
iniciar o browser Web predefinido no Windows. Não é necessário
que as ligações sejam para a Web - podem ser para documentos
no seu PC ou para um servidor de ficheiros local, ou até para
dentro do próprio Outlook. Pode utilizar um URL do tipo
ficheiro://URL para aceder aos seus ficheiros locais ou a
ficheiros de um servidor de rede. Aceder a ficheiros do Outlook
a partir do Office 97 ou do Outlook é mais fácil utilizando um
URL do tipo outlook:URL. Para chegar às várias funções do
Outlook utilize estes URLs: Pasta de recepção de correio -
outlook:inbox Lista de contactos - outlook:contacts Calendário
- outlook:calendar Uma pasta de correio específica -
outlook:~nome da pasta\ ~subpasta (ex.: outlook:projetos\terminados)
Uma mensagem específica na sua pasta de correio - outlook:inbox/~assunto
da mensagem Um contacto específico na pasta de contactos -
outlook:contacts/~nome do contacto
17 Registo de documentos e chamadas telefónicas
O Diário do Outlook é uma ferramenta
poderosa que regista tudo o que o utilizador faz em qualquer
parte do Office 97, para que possa verificar quando foi a última
vez que trabalhou num documento do Word ou numa folha de cálculo
do Excel, quando enviou ou recebeu correio. Se utilizar o
marcador automático do Outlook, o Diário (Journal) diz-lhe
igualmente quando e para quem fez uma chamada telefónica e qual
a duração da chamada. Se utilizar a vista por contactos, pode
ainda ver todas as chamadas telefónica que fez para uma
determinada pessoa. Mesmo que não utilize o PC para ligação
telefónica, pode registar uma chamada. No ecrã do Diário, faça
clique com o botão direito do rato e seleccione Nova entrada de
diário (New Journal Entry) para preencher todos os detalhes da
chamada. Antes de fazer uma chamada telefónica, faça clique no
botão Iniciar o cronómetro (Start Timer). Se desejar, pode
adicionar notas de registo da conversa.
18 Ficheiro de endereços da Web
O Outlook 97 permite-lhe guardar endereços
Web, assim como moradas e números de telefone na lista de
contactos. À medida que insere informações no separador Geral
(General) da janela Adicionar contacto (Add Contact), introduza
o URL do site Web no campo Página Web (Web Page). Depois disso,
pode abrir um browser Web a partir do Outlook para ir
directamente para o site Web do contacto, seleccionando
Contactos, Explorar Página da Web (Contact, Explore Web Page).
19 Melhorar o desempenho do Outlook
Para aumentar a velocidade, experimente
desactivar o WordMail (no separador Correio (Email) da caixa de
diálogo Opções (Options)). O WordMail utiliza o Word como
editor de correio electrónico, em vez da ferramenta de correio
do Outlook que carrega e edita texto mais rapidamente. Além
disso, embora o diário seja uma boa forma de manter o registo
de tudo o que tem feito, é uma função que torna o PC mais
lento. Utilize o separador Diário (Journal) da caixa de diálogo
Opções (Options) para desactivar itens das listas
"Registar também os ficheiros de" e "Registar
automaticamente os itens" (Also record files from/Automatically
record these items). Carregar o Internet Mail Enhancement Patch
optimizará o desempenho do Outlook no envio e recepção de
correio da Internet. Encontrará este e outros complementos do
Outlook no site Web do Microsoft Outlook: www.microsoft.com/office/outlook.
20 Personalizar as suas Notas
Pode utilizar o Outlook 97 para criar breves
notas, mas se desejar, altere a cor amarela predefinida para as
notas. Para mudar a cor de uma nota em particular, crie uma nova
Nota, fazendo clique no botão Nota (Note) e, em seguida, no ícone
situado no canto superior esquerdo da nota. Seleccione Cor
(Color) e escolha a cor que preferir no menu. Pode igualmente
mudar a cor predefinida através da caixa de diálogo Opções (Options)
do menu Ferramentas (Tools). Para além da cor predefinida, pode
igualmente definir o tamanho e o tipo de letra para o texto das
notas.
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