Outlook para Access

É do conhecimento de todos, a possibilidade de ligação do Outlook e do Exchange a uma base de dados, como por exemplo, através do Access. No entanto, apesar de haver algum conhecimento nesta área, a reprodução dessa informação é escassa.

Os utilizadores que já trabalham com os formulários de Outlook, poderão deparar-se com alguns problemas, nomeadamente na impressão, mas também no acompanhamento do desenvolvimento do trabalho com os formulários.

Se o programador criar uma aplicação com o Outlook de modo a que, toda a informação seja armazenada numa pasta pública de um Exchange Server, são poucas as formas simples de trabalhar os resultados.

Vai consegui-lo, mas os campos criados pelo programador não serão reconhecidos.

(Eu criei esta base de dados com base na aplicação da Microsoft, Help Desk - http://office.microsoft.com/downloads/9798/helpdesk.aspx)

Crie uma base de dados com o nome “importoutlook.mdb”, em seguida na base de dados crie uma tabela com o nome “tblHdrs”, com os seguintes campos:

Após a criação da tabela, crie de seguida um módulo e adicione o seguinte código:

Option Compare Database

Dim ol As New Outlook.Application

Dim PublicFolder As MAPIFolder

Dim OldTaskItems As Items

Dim itm As Outlook.TaskItem

Dim AppPath As String

Sub ImportItems()

Set PublicFolder = ol.GetNamespace("MAPI").Folders("Public Folders").Folders("All Public Folders").Folders("PT").Folders("Help Desk Application").Folders("Tarefas Antigas")

Set OldTaskItems = PublicFolder.Items.Restrict("[Subject] > ''")

Dim nmritens As Integer

nmritens = OldTaskItems.Count

' If nmritens = 0 Then

' MsgBox "Não há itens"

' Else

' MsgBox " Existem " & nmritens & " itens para importar"

' End If

For Each itm In OldTaskItems

If nmritens > 1 Then

Set appAccess = CreateObject("Access.Application")

strAccessPath = appAccess.SysCmd(9)

strDBName = "c:/documents and Settings/ricardosilva/my Documents/mdb/" & "importoutlook.mdb" 'strAccessPath & "importoutlook.mdb"

Set dbe = CreateObject("DAO.DBEngine.36")

Set wks = dbe.Workspaces(0)

Set dbs = wks.OpenDatabase(strDBName)

Set rst = dbs.OpenRecordset("tblHdrs")

rst.AddNew

rst.remetente = itm.UserProperties("Behalf")

rst.assunto = itm.UserProperties("Subject")

rst.recebido = itm.UserProperties("Received Date")

rst.fechado = itm.UserProperties("Close Date")

rst.software = itm.UserProperties("Computer Software")

rst.os = itm.UserProperties("Computer OS")

rst.tecnico = itm.UserProperties("Technician Name")

rst.tipoprob = itm.UserProperties("Problem Type")

rst.historial = itm.UserProperties("History Text")

rst.Update

rst.Close

dbs.Close

End If

End Sub

No meu caso, eu tenho a Help Desk Application, por baixo de PTque por sua vez, está na estrutura das All Public Folders.

Na localização da base de dados, faça as alterações necessárias de forma a colocar o caminho para a sua.

A minha base de dados encontra-se em c:\documents and Settings\ricardosilva\my Documents\mdb\

Se os formulários não tiverem sido publicados, irá surgir a mensagem para fazer “enable ou disable macros”. Terá de fazer clique em “enable macros” para funcionar correctamente.

Poderão surgir erros no módulo, de modo a que o código pare. Isto poderá dever-se ao facto dos campos da tabela de Access terem Field Size muito pequenos (normalmente o field size de um campo de texto é 50), os quais deverão ser aumentados, Após a alteração do tamanho dos campos, basta correr novamente o código para funcionar correctamente.