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Na nova versão do Outlook, você poderá gerenciar múltiplas
contas de e-mail, facilitando e organizando o seu acesso aos
seus principais pontos de contato on-line.
Você poderá gerenciar de dentro do seu Outlook os e-mail da sua
empresa e da sua conta de Hotmail por exemplo, assim como de
todas as suas outras contas de e-mail como UOL, BOL, IG, etc.
Outra novidade desta nova versão do Outlook é no calendário.
Quando você agendar uma atividade, poderá escolher qual a cor em
que esta atividade será exibida dependendo de sua
especificidade, por exemplo, uma atividade particular, viagem,
que necessita preparação, etc. Isto facilita a visualização de
como suas atividades estão sendo distribuídas ao longo do tempo.
Uma outra inovação nas funções do calendário é o botão para
propor um novo horário para uma determinada reunião. Até hoje, o
organizador da reunião enviava a requisição para todos os
participantes e cada vez que um dos participantes não podia
comparecer no horário proposto, tinha que enviar um e-mail para
o organizador dizendo sobre a impossibilidade e ele tinha que
agendar novamente. Agora com Office XP, se o usuário é convidado
para uma reunião e não pode participar, ele simplesmente clica
no botão Propor novo horário, verifica a agenda de todos os
participantes e sugere um novo horário. Além disso, é possível
publicar o seu calendário na Internet (através da infraestrutura
do MSN) para que pessoas de fora da sua empresa também possam
verificar sua agenda.
Envio para Revisão
O Envio para Revisão é outra nova funcionalidade do Office XP
feita sob medida para melhorar o trabalho em grupo.
Tomando como exemplo uma proposta comercial, imagine que você
precise enviá-la para análise de sua equipe comercial para que
então você possa enviá-la ao cliente.
Agora você pode (dentro do Word ou Excel ou PowerPoint) no menu
Arquivo, escolher o item Enviar para revisão. Automaticamente, o
Word acionará o Outlook já anexando o documento e permitindo que
você escolha todos os revisores da sua proposta.
Após a revisão, cada um envia os documentos de volta para você
(o emissor) e cada vez que um arquivo de retorno é aberto, o
Word identifica que este é um documento do qual você é o
responsável e pergunta se o você quer inserir as alterações que
foram feitas pelos revisores no documento original.
No menu apresentado na figura abaixo, você pode ver os botões
para aceitar ou rejeitar as alterações efetuadas. Também é
possível fazer um filtro para saber o que cada revisor alterou.
Do lado direito, ficam indicadas as marcas com as revisões no
documento, e com o simples posicionamento do mouse sobre a marca
inteligente você pode ver quem alterou e quando, além de poder
verificar a versão original do arquivo, a versão original com as
marcas de alterações, e outras visualizações. O importante é que
você mantém total controle sobre as alterações efetuadas sobre o
documento original.
A informação vem até si
Com o novo Office XP, você não precisa ficar correndo atrás das
informações para fazer o seu trabalho. Elas vêm até você.
Como trabalhamos hoje? Normalmente passamos a maior parte do
nosso tempo trabalhando com os aplicativos Office, seja no
Outlook respondendo e-mails, ou no Word, Excel e PowerPoint
preparando documentos, relatórios e apresentações. E o restante
do tempo, o que fazemos? Buscamos informações para alimentarmos
estes documentos, relatórios e apresentações, ou seja, saímos do
ambiente Office para buscar informações na Web, no nosso sistema
corporativo, ou ERP e no nosso sistema de gerenciamento de
clientes ou CRM. Com estes dados, voltamos aos nossos documentos
e inserimos os dados encontrados.
Com o Office XP, não precisamos mais sair do Office para buscar
informações; são elas que vêm até os seus documentos conforme a
sua necessidade.
Como exemplo, vamos supor um e-mail que foi enviado para uma
pessoa dizendo que é necessário aumentar o relacionamento com
uma determinada empresa, por exemplo, a Greal Supermercados.
Para que o destinatário do e-mail possa se relacionar com esta
empresa, ele precisa de um contato desta empresa e outras
informações corporativas, como por exemplo, quais as últimas
compras efetuadas pela Greal Supermercados. No exemplo abaixo,
você pode observar que o Office XP identifica o nome Greal, e
oferece uma série de ações que podem ser tomadas de dentro do
próprio documento Word, ou seja, não é mais preciso sair do
Office para buscar as informações necessárias a serem enviadas
ao destinatário.
Clicando por exemplo na opção "Inserir Informações Sobre o
Contato", automaticamente o Office busca no sistema de
gerenciamento de clientes, (ou um Siebel, por exemplo) e faz a
busca pelo contato desta empresa, copiando as informações para o
e-mail ou documento.
Se for preciso enviar também quais as últimas compras realizadas
por este cliente, basta escolher a opção "Vendas Efetuadas
Recentemente" e o Office busca as informações no sistema
corporativo (ou um SAP, por exemplo) e as copia para o e-mail.
Outra opção possível é criar um "Sumário de Vendas" para ser
apresentado ao cliente. O Office cria um documento Word e busca
todas as informações para criar este sumário. |
