Introdução

Muitos dos utilizadores que visitam o meu site, que me enviam mails e que por vezes colocam posts nos Newsgroups perguntam-me como é que podem partilhar pastas do Outlook sem terem um Exchange Server.

A minha resposta em 90 % dos casos é: Pastas de Rede

As pastas de rede fornecem aos utilizadores domésticos e a pequenas empresas a oportunidade de partilharem calendários, tarefas, contactos, diários, notas e outras pastas de Outlook, para uma panóplia de actividades.

Imaginem uma pequena empresa com 10 a 12 vendedores que viajam pelo país com os seus portáteis ou até mais recentemente PDA’s. Estes vendedores visitam os cliente e no final do dia, no hotel ou noutro local com acesso a uma ligação á Internet, abrem o Outlook acedem ás Pastas de Rede e conseguem consultar as noticias da empresa, as visitas que tem que efectuar no dia seguinte, os planos semanais, o calendário da empresa, mas também podem registar os pedidos e as encomendas desse dia.

Agora imagine um utilizador doméstico que pertença a um grupo de escuteiros, a um clube de fãs ou outra actividade qualquer, este utilizador quer partilhar informação com os restantes membros da comunidade sem necessitar de enviar emails para cada um deles.

Este utilizador faz um post dessa informação que ele quer partilhar na Pasta de Rede e todos os outros membros que tenham acesso á pasta podem consultar essa informação.

Configuração:

Se fizer uma instalação Típica do Outlook ou do Office não vai conseguir ter acesso á utilização das Pastas de Rede. No entanto se quiser utilizar vai precisar apenas dos cds de instalação do Office, e seguir estes passos:

• Faça clique em Start > Settings e seleccione Control Panel.

• Escolha Add/Remove Programs.

• Escolha Microsoft Office 2000, e depois Add/Remove.

• Seleccione Add or Remove Features.

• Faça clique no sinal mais (+) perto do Microsoft Outlook for Windows para expandir a selecção.

• Faça clique no icon Net Folders, e depois seleccione Run From My Computer.

• Faça clique em Update Now para instalar a ferramenta. Faça clique em OK quando o Setup terminar.

Antes de partilhar a pasta:

Tem que criar um Contacto por cada pessoa que vai participar na partlha da pasta para enviar a subscrição. E tem que marcar o Contacto com a opção “Always send to this recipient in Microsoft Outlook rich-text format”.

Esta opção é escolhida através do duplo clique no E-mail address no formulário do Contacto e seleccionando a opção na caixa de diálogo.

Partilhar a pasta:

Para começar a utilizar as Pastas de Rede tem que criar uma pasta, vá ao menu File, clique em Share e seleccione This Folder.

O assistente das Pastas de Rede é muito simples e basta seguir as instruções que estão bastante claras.

Seguindo os exemplos dados no inicio, a pequena empresa ou o clube de fãs, podemos dizer que eles têm uma pasta “mestre” e enviam subscrições ou submissões áqueles que vão ter acesso a essa pasta. Tudo o que for colocado nessa pasta será sincronizado por todos os subscriptores.

Primeiro é enviado um convite a todos os membros seleccionados e eles têm que aceitá-lo para terem a pasta criada no seu conjunto de pastas pessoais e para poderem começar a receber/enviar informação.

Outras definições como a frequência das actualizações, a alteração de subscritores ou as suas permissões podem ser controladas pela caixa de diálogo de Propriedades da pasta partilhada – menu File, Folder, Properties, separador Sharing.

Pode controlar as permissões, a frequência e tamanho das actualizações das Pastas de Rede. Se quiser pode forçar o envio das actualizações pressionando no botão Send Updates Now, pode até cancelar a actividade dum membro.

Se for um membro escolhido para participar numa pasta de rede, vai receber uma mensagem na sua Inbox com o assunto “New subscription to <nome da pasta partilhada>” tem que abrir a mensagem, escolher onde vai ser criada a pasta e aceitar o convite pressionando no botão Accept.

Tal como expliquei anteriormente se quiser cancelar a subscrição de uma pasta tem que ir ás Propertiers da pasta (separador Sharing) e fazer clique em Cancel Membership.

Sobre as Pastas de Rede

As Net Folders (Pastas da Net) são pastas de Outlook que partilham informação do seu computador através da Internet. Por exemplo, pode utilizar as Net Folders para transmitir mensagens para um grupo de pessoas, tal como se tratasse de um servidor de envio de e-mail. Pode também partilhar artigos como os Calendários ou Contactos do seu computador para qualquer computador noutro ponto da Net.

Quando você partilha uma pasta usando as Net Folders, uma cópia dessa pasta partilhada aparece na Lista de Pasta do Outlook de cada pessoa que subscreva essa pasta. Por exemplo se partilhar uma pasta com o nome de Silva no seu computador, todos os que subscreverem essa pasta, terão uma pasta chamada Silva na sua Lista de Pastas.Qualquer artigo que você coloque na pasta Silva no seu computador, automáticamente será enviada para a pasta Silva de todos os subscritores. Se modificar algum artigo na pasta Silva, a alteração será enviada para os subscritores.

O proprietário (Owner) da Net Folder atribui o nivel de permissões a cada subscritor, é ele quem determina como podem trabalhar com os artigos na Net Folder. Por exemplo, o nivel de permissão do Editor permite a um subscritor adicionar um novo artigo ou modificar um artigo existente na Net Folder. Os artigos modificados pelos subscritores são actualizados na pasta original e em todas as pastas dos subscritores. Para mais informações sobre permissões veja a tabela abaixo.

As Net Folders podem ser utilizadas para partilhar mensagens, calendários, tarefas ou contactos. Também pode partilhar jornais ou notas. Pode partilhar mensagens de e-mail com subscritores que não utilizem Outlook, eles recebem na sua Inbox, mas as pastas nestes subscritores não são criadas. Para além das mensagens, artigos do Calendário ou Contactos não podem ser utilizados por outros programas de e-mail.

Sobre as permissões dos subscritores das Pastas de Rede

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