Outlook - Criação de Formulários

Questões

1. O que é um formulário de Outlook ?
2. Como funcionam os formulário de Outlook ?
3. Planear formulários de Outlook.
4. Ferramentas de desenho de formulários.
5. Criar uma biblioteca para os formulários.
6. Como criar um formulário
7. Como criar um campo personalizado
8. Como incluir código VBScript num formulário

9. Publicar / Guardar um formulário

10. Enviar o formulário para um destinatário

11. Como definir um formulário personalizado como padrão numa pasta de Outlook

12. Como colocar os campos do formulário personalizado na Vista do Outlook
13. Exemplos de formulários disponíveis para download

Q. 1 - O que é um formulário de Outlook?

R. As empresas institucionais e educacionais baseiam-se geralmente em diversos formulários de papel diferentes para receber, controlar, e pesquisar informação, como: formulários para pedidos das férias, ordens de compra, classificações, questionários, manutenção de materiais, e calendários. Com o Microsoft Exchange e o Outlook, podes criar versões electrónicas dos formulários de papel que utilizas regularmente. Quando abres uma nova mensagem de E-mail no Outlook, a janela em que a mensagem aparece é um exemplo de um " formulário”. A mensagem padrão de E-mail chama-se “formulário mensagem”. Se abrires um compromisso, uma tarefa, ou um contacto, estes são também exemplos de formulários padrão do Outlook. Um formulário do Outlook contém um conjunto de controlos (o conjunto de meios que permite aos utilizadores colocar e ver a informação num formulário) e campos (o conjunto de meios através do qual a informação num controlo permanece guardada e acessível). Falarei mais sobre os componentes dos formulários e como customizá-los mais tarde. Os formulários do Outlook tornam mais fácil, para os utilizadores, a colocação de dados importantes e a comunicação desses dados aos utilizadores que necessitam, sem ter que gastar o tempo de levarem em mão o formulário de papel ou tendo que usar um sistema de correio-interno. Controlando a informação electrónicamente, pode reduzir a quantidade de papel necessária que o pessoal administrativo suporta - mas esta não é a única potencialidade dos formulários do Outlook. Podes também construir a automatização dos formulários, tornando mais fácil a utilização para os indivíduos e as equipas partilharem a informação e o trabalho em projectos. Para o exemplo, se um formulário tiver a informação que está armazenada numa base de dados com os valores correctos, valores editados e verificados, podes programar o formulário para que automaticamente coloque os dados, reduzindo desse modo o risco de erros na introdução de dados.  

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Q. 2 - Como funcionam os formulários de Outlook?

R. O Outlook fornece quatro tipos padrão de formulários: Mensagem, Mensagem pública (post), documento de Office, e formulários internos para tarefas, compromissos, e entradas de diário. Pode começar seu processo de desenvolvimento começando com estes formulários padrão e customizá-los então para criar os seus próprios formulários:

As Mensagem e as Mensagens Públicas podem ser completamente customizadas. Os Documentos de Office não oferecem páginas de Outlook para poder customizar. No entanto, pode customizar os originais incorporados na página do formulário. Para outros formulários internos (tarefas, compromissos, e diário), pode adicionar páginas ao formulário, mas não pode modificar a página principal do formulário.

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Q. 3 - Planear Formulários de Oulook

R. Antes de começar a construir ou a customizar formulários do Outlook, precisa de pensar sobre qual é a necessidade a que o formulário vai dar resposta. Estão aqui algumas perguntas para guiar seu planeamento:

Que tipo de formulário se identifica melhor  com as suas necessidades? Por exemplo, um formulário da mensagem trabalha melhor a informação que será emitida aos colegas que estão conectados a um Exchange Server. Por outro lado, uma discussão entre membros da faculdade pode ser tratada com mensagens públicas e colocadas numa pasta pública. Os eventos funcionam melhor com um formulário de compromisso. Um fórum aberto para sugestões para a escola ou Website, por exemplo, podia ser segurado através das mensagens públicas numa pasta moderada por um administrador.

Que informação necessita recolher? Antes de criar campos, deve compreender o tipo de informação que quer que os utilizadores forneçam; por exemplo, datas, valor das moedas, ou texto. A informação requer uma escolha múltipla, uma lista das selecções, texto fornecido pelo utilizador, ou uma caixa de combinação em que os utilizadores podem seleccionar ou escrever suas próprias respostas? Quem usará o formulário? Os utilizadores potenciais puderão incluir estudantes, pais, faculdades, equipas de funcionários de auxilio, alunos  ou membros da comunidade de parte externa, e outros. Cada grupo tem um nível diferente de conhecimentos e de utilização do computador. Usam pastas públicas? Trabalham em casa? Necessita de compreender o conhecimento dos utilizadores e examinar este aspecto num cliente para implementar num projecto de formulários e na habilidade para que dos utilizadores compreenderem a informação correctamente com o mínimo de treino e formação. A organização já oferece a formação em Office necessária? Será que poderia ser expandido para incluir a formação sobre formulários?

Tem de prever como é que os utilizadores preencherão e se interagirão com o formulário. Para assegurar o fluxo lógico da informação dentro do formulário, pensem como melhor agrupar os artigos relacionados. Por exemplo, quando alguém pressiona a tecla de parágrafos para se mover de um campo para o seguinte, qual deve ser, na realidade, esse campo seguinte?

Pode requerer aos utilizadores para colocar informação em determinados campos e então o formulário pode automaticamente validar os dados. Esta aproximação é especialmente importante nos campos que são usados nas fórmulas para calcular outros valores, nos campos que contêm informação crítica tal como endereços de E-mail, e para os campos que contêm a informação que entrará numa base de dados (e tem de ser de um determinado tipo de dados).  

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Q. 4 - Ferramenta de desenho de formulários

R. Criar formulários não é difícil e não requer nenhuma programação para formulários básicos. O Microsoft Exchange inclui duas ferramentas de desenho de formulários que pode usar dependendo das suas necessidades: O Desenhador de Formulários do Outlook e o Desenhador de Formulários do Exchange.

O desenhador de formulário do Outlook permite projectar formulários 32-bit, para utilização com o Outlook 2000, Outlook 98, e Outlook 97 para Windows®. Utilizar o desenhador Outlook é recomendado se os utilizadores funcionarem primeiramente com o cliente de Outlook ou se a organização estiver a planear o upgrade para o Outlook 2000, no futuro próximo. Enquanto desenha os formulários com o Outlook, pode ver as suas mudanças fazer efeito imediatamente. Mais, com o desenhador de formulários do Outlook, pode converter a maioria de formulários em HTML para utilizar no Outlook Web Access.

O desenhador do formulário do Exchange (disponível se necessitar suportar umas versões mais atrasadas de formulários do Exchange) permite projectar formulários 16-bit que podem ser usados com o cliente Exchange e o Outlook 2000, o Outlook 98, e o Outlook 97 para Windows e também Macintosh. Embora esta ferramenta de projecto do formulário seja compatível com os clientes de Exchange e do Outlook, todos os formulários criados com o desenhador do formulário de Exchange devem ser compilados. Isto significa que se decidir mudar um formulário por qualquer razão, tem que recompilá-lo antes de o utilizar. Neste papel, veremos como usar o desenhador do formulário do Outlook para construir e instalar formulários do Outlook. Anote que os formulários do Exchange e do Outlook não trabalham com aplicações como o Outlook Express ou Outlook Web Access.

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Q. 5 - Criar uma biblioteca para os formulários

R. Antes de construir seus formulários, deve criar uma biblioteca dos formulários no Exchange Server, ou no Outlook. Uma biblioteca dos formulários é uma posição onde pode armazenar formulários do Outlook e torná-los publicamente acessíveis aos utilizadores que necessitam. Quando cría a biblioteca dos formulários, deve também conceder permissões aos grupos da faculdade, da equipa de funcionários, ou dos estudantes que utilizarão os formulários nessa biblioteca. O Exchange Server usa os mesmos tipos de permissões associados às pastas públicas. Aprenderá como publicar formulários na biblioteca organizacional dos formulários no Exchange, de modo a que os utilizadores na sua instituição possam usar o formulário. Verá também como publicar um formulário na sua biblioteca pessoal dos formulários, de modo que possa testar, editar, e customizar o formulário antes de o publicar para um uso mais amplo.

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