Novo Sistema de Buscas do Outlook facilita o dia a dia.Marcelo Thalenberg MVP Outlook, Autor dos livros "Managing Your Business with Outlook For Dummies" e "Socorro, roubaram meu tempo".O Segisfredo aproxima-se do meu computador, vê a imagem no monitor e diz:
"Hum hum, Marcelo, para variar você está com a versão beta do Outlook 2007 aberta, mas parece que não mudou muito! Mudar para que? Só para vender outra versão? Eu já sou craque em Outlook", diz o Segisfredo e complementa: "Desde que mudei o meu modo de organização, sou eficaz, graças à consultoria de ‘change management’ - bacana estes nomes em inglês né? Agora tenho domínio de meus afazeres listados em Tarefas do Outlook, escolho por prioridades o que fazer primeiro e até supervisiono automaticamente as tarefas de cada subordinado, registro todas as pendências e uso os lembretes para tomar a atitude no tempo certo e o Outlook não me deixa esquecer. Sou um craque de Outlook. O que mais a nova versão do Outlook vai fazer por mim?"
"Segisfredo, você disse que o Outlook não lhe deixa esquecer o que você registrou" - respondo e acrescento: "Agora o Outlook acha o até o que você pensa que não registrou rapidamente!"
"Como é que é? Não entendi?" – responde Sagisfredo surpreso.
"Hoje a pressão nos escritórios nos torna multitarefa e fazemos mais coisas do que deveríamos ao mesmo tempo, com freqüência perde-se a atenção e o foco".
Por exemplo: você está procurando um e-mail do cliente
Instru--cão e toca o telefone, você muda a pesquisa para atender o cliente ao telefone e depois vai almoçar, volta e se pergunta: ‘Onde é que estava mesmo? Ih, vou ter que repetir a pesquisa para achar o histórico do cliente, como era o nome dele mesmo?’
O Outlook vai lhe lembrar até o nome do cliente (no exemplo
Instru--cão), o sistema de buscas memorizou o que você fez e repetirá tudo para você. Abra o menu de buscas e selecione Pesquisas Recentes, a lista com suas 10 últimas pesquisas está gravada, selecione na lista a palavra que você achava que esqueceu e pronto! Recuperou o trabalho interrompido em segundos mesmo sem ter o nome do cliente em sua cabeça."
Veja a seguir o passo a passo desta situação!
Conheça o novo sistema de pesquisas do Outlook 2007O Outlook 2007 memoriza suas 10 últimas buscas:
Com o Outlook aberto em qualquer pasta de e-mails.
1. Selecione a seta de abertura de menu ao lado da janela de buscas (Search Emails)
Você irá ler "Show Instant Search Pane Menu" Mostre o Painel de Buscas Instantâneas.
2. Clique na seta e o menu será listado.
3. Selecione a opção "Recent Searches" Pesquisas Recentes
A lista com suas 10 últimas pesquisas aparecerá.
4. Selecione a palavra pesquisada como Instru-cão na figura 1 e você terá a informação á sua mão novamente.
(Clique na imagem para ampliar)Figura 1: O Outlook memoriza as 10 ultimas pesquisas O Outlook colore a palavra que está em busca:
Quando a resposta á sua pesquisa traz dezenas de e-mails, o marcador colorido ajuda a visualizar a palavra e seu contexto para selecionar rapidamente a que você procura.
A figura 2 mostra uma pesquisa com a palavra Office e o destaque em amarelo com a palavra encontrada.
"Mas e se eu não gostar do Amarelo?", pergunta o Segisfredo.
Escolha entre as opções de cores básicas ou até personalize a cor para sua pesquisa veja no tópico a seguir como fazer.
(Clique na imagem para ampliar)Figura 2: O Outlook marca e destaca a palavra procurada. Configure as buscas do jeito que você precisa
A caixa de diálogos "Search Options" - Opções de Busca - permite configurar a busca de acordo com a sua necessidade.
Com o Outlook aberto em qualquer pasta de e-mails.
1. Selecione a seta de abertura de menu ao lado da janela de buscas (Search Emails)
Você irá ler "Show Instant Search Pane Menu" Mostre o Painel de Buscas Instantâneas.
2. Clique na seta e o menu será listado.
3. Selecione a opção "Search Options" Opções de Pesquisa.
A caixa de diálogos Opções de Pesquisa aparece: figura 3
Figura 3: A configuração de pesquisa de e-mail ficou mais fácil A caixa de diálogos "Search Options" Opções de Pesquisa facilitou o acesso a adicionou opções para pesquisar e achar o que você procura de forma mais rápida. A seguir algumas opções:
• Pesquise em qualquer pasta de e-mail, selecione as pastas em "Indexing".
• Liste os resultados de busca enquanto você digita instantaneamente, ou não em "Search".
• Destaque em cores a palavra que você pesquisa e até escolha a cor que deseja usar em "Highlight color".
• Procure na lata de lixo (pasta itens excluídos) se você acha que jogou fora por distração. "Deleted Itens"
• Escolha se a pesquisa instantânea listará o resultado só da pasta em uso ou todas as pastas de uma vez em "Instant Search Pane".
"Ah!" - diz o Segisfredo - "além de melhorar a pesquisa posso usar para abrir itens que até sei onde estão rapidamente, gostei!"
Que tal repetir os passos do Sagisfredo para descobrir você também como o novo Outlook pode tornar sua rotina mais produtiva? Boa sorte!
Marcelo Thalenberg, MVP Outlook * Marcelo Thalenberg é consultor , diretor da MT Criativa e, Microsoft MVP Outlook, autor dos livros Socorro roubaram meu tempo mais de 100 soluções utilizando o Outllook e pequenas de mudanças de atitudes e Managing Your Business with Outlook for Dummies em inglês. Publica dicas de produtividade no site www.mtcriativa.com.br e e-tips para o portal de livros For Dummies nos EUA Etiquetas: Outlook 2007
