Quanto tempo você perde, localizando em que agenda está o número do telefone a chamar, tirando o telefone do gancho, discando e esperando alguém atender a ligação? Em média 2, 40 minutos. Podemos eliminar este tempo utilizando a placa de modem do PC como discador e a lista de Contatos do MS Outlook como agenda telefônica.

1-     Conecte a saída do modem em paralelo com o seu aparelho telefônico, o adaptador TOC mod. 758 é adequado para este tipo de conexão em aparelhos comuns.

2-     Configure o modem para fazer as ligações telefônicas ,

Abra o painel de controle do Windows e clique em Opções de modem e telefone clique em Editar minha localidade e temos a figura 1 a seguir.

 
Fig.1 Configurar o discador

Observe a janela Regras de discagem

Algumas centrais telefônicas exigem que o usuário disque a senha para bilhetar a despesa a cada departamento ou pessoa.

Para obter linha externa para interurbano discar 1234,9,00 significa : senha (1234) 9 para linha e 00 para internacional e a virgula serve como pausa.

Clique em Aplicar e OK

O modem está configurado e pronto para discar usando as operadoras escolhidas e a senha do usuário. 

Abra a sua lista de contatos do MS Outlook como a figura 2

Fig.2 Lista de contatos 

Selecione o contato a chamar e clique com o botão direito do mouse e abre se a janela a seguir

Fig. 3 Chamar contato

 Clique em Chamar contato para ver a figura 4.

Fig.4 Nova chamada

Clique em Fazer chamada e abre-se a fig. 5 a seguir.

Fig. 5 Status da Chamada

Tire o fone do gancho e clique em Conversar e adeus perda de tempo em procurar o numero e digitar no telefone. 

Quando o diário está selecionado abre-se a tela seguinte que nos permite cronometrar a ligação e  fazer anotações.

 
 Fig. 6 Anotações e cronômetro das ligações

 Após a ligação pode se abrir a tela de diário por Contatos ou por Diário

10 de Fevereiro de 2004 - Venda mais utilizando ferramentas escondidas em seu computador

O mundo está mudando de uma maneira muito rápida e não nos damos conta que nosso computador tem ferramentas pouco utilizadas que podem nos ajudar a obter informações de forma muito mais dinâmica. No caso dos profissionais que lidam com vendas, por meio do computador é possível acompanhar todo o processo de trabalho e, ainda, ele é capaz de nos alertar sobre checagens importantes, de forma que não percamos prazos ou pedidos.

Sempre que falamos em vendas, que não sejam de balcão, estamos falando de uma seqüência de passos:

·        Conhecimento do cliente,

·        Atendimento a uma solicitação de produto ou serviço ou oferta de um produto ou serviço,

·        Envio da proposta do produto ofertado,

·        Controle da proposta, que inclui dúvidas mais correntes como se o cliente leu a cotação, se está de acordo e quais os pontos necessários para se efetuar a transação, entre outras.

·        Fechamento do negócio.

A seguir, detalho três caminhos simples que podem auxiliar sobremaneira o modo como é realizada uma venda. Além de discorrer um pouco sobre a internet, também falo sobre o Microsoft Outlook (ou MS Outlook). Esse aplicativo, que vem instalado com o pacote MS Office, independente da versão, possui uma série de ferramentas que podem ser usadas em favor da produtividade da empresa – como agenda de compromissos; lista de tarefas por prioridade; contatos pessoais e profissionais e alarmes que nos fazem lembrar, por sons ou avisos na tela do computador, das tarefas que não podemos esquecer de jeito nenhum.

Ou seja, os recursos do MS Outlook são muito superiores ao Outlook Express. E este, ironicamente, costuma ser mais utilizado apesar de não ter a maior parte das ferramentas acima mencionadas. Isso ocorre, muitas vezes, pelo desconhecimento do usuário de computador...

1- Conhecendo o cliente

Acostume-se a checar o site do cliente em potencial na internet, verificando novidades e informações divulgadas. Às vezes, o departamento que está cotando não sabe o que já foi publicado e acha que a informação é confidencial. Há vários sites de busca como Yahoo e Google, entre outros, que também fornecem informações sobre produtos ou sobre a própria empresa – e que podem ajudá-lo na estratégia de venda.

2- Confirmação de leitura de cotação

Você sabe que, ao enviar um e-mail com a cotação de um produto ou serviço, pode receber a confirmação de que foi lido por quem o recebeu? Esse sistema economiza tempo tanto do cliente quanto o seu próprio, pois se leva cerca de 15 minutos, em média, para discar o telefone, localizar o cliente, perguntar se ele recebeu a proposta, se já leu.... Além do mais, solicitando a confirmação de leitura de e-mail, você passa uma imagem positiva da sua empresa, de profissionalismo, sem ter que ligar a toda hora para seu cliente, e correndo o risco de perdê-lo por ser importuno. No próximo telefonema, com a confirmação de leitura, você pode dialogar com o cliente já com a proposta em mente.

Como fazer? 

Ao abrir um novo e-mail no cabeçalho, você verá o ícone Opções como na figura 1. Clique no ícone e será aberta uma janela como na figura 2.

Figura 1: Ícones do cabeçalho de um e mail.

Selecione as opções Solicitar confirmação de entrega para esta mensagem e Solicitar confirmação de leitura para esta mensagem. Clique em Fechar e envie a mensagem.

Figura 2: Usar opções de controle de mensagem.

3- Controle de oportunidade por cliente

Pacífico Calmão recebe uma ligação de seu cliente com perguntas a respeito de um novo produto. Responde as dúvidas e desliga. A maioria dos vendedores age como Pacífico Calmão e a oportunidade pode desaparecer ou ser perdida para a concorrência. O que deve ser feito neste caso? Forneça as informações e pergunte sobre o interesse real no produto, o potencial estimado de compras e o prazo para o primeiro pedido. Ao desligar, marque uma tarefa no MS Outlook , da seguinte forma:

Assunto: Oportunidade para o produto x no cliente ABC.

Alarme: Marque uma data para que o computador o lembre, por alarme ou pop-up na tela, que está na hora de telefonar e acompanhar a solicitação de pedido até o seu fechamento. Ao tomar esta atitude, o computador faz com que você não esqueça as oportunidades no meio de papéis espalhados na mesa e você venda mais.

Como fazer ?

Abra o MS Outlook e clique no icone Tarefas, como na figura 3, e clique novamente em Novo.

Figura 3: Abrir uma tarefa no Outlook.

Após clicar em Novo, uma tarefa se abre e podemos preenchê-la conforme a figura 4 a seguir. Note que os dados históricos e a ação a tomar estão anotados na tarefa, assim como a data do alarme para que contatar novamente o cliente.

Figura 4: Tarefa de acompanhamento de vendas e seu lembrete.

O MS Outlook é uma das ferramentas escondidas em seu computador. Utilize-o para administrar o seu dia-a-dia e sua produtividade irá aumentar muito.

Boas vendas.

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(21-06-2004)